Télétravail en mode Covid-19 : on vous guide !

7 mesures-clés pour bien organiser le télétravail en tant qu’employeurs

• Identifiez les activités télétravaillables.
• Assurez-vous que le cadre du télétravail est défini et connu par chaque collaborateur et prévoyez les équipements nécessaires (matériels, accessoires informatiques, fournitures…).
• Définissez les plages horaires auxquelles les salariés en télétravail peuvent être contactés, en facilitant l’articulation entre vie professionnelle et vie personnelle quand l’organisation le permet.
• Assurez-vous de la maîtrise des outils numériques et apportez le soutien nécessaire en cas de besoin (formations, temps de partage de pratiques en interne, appui de la personne en charge de l’informatique…).
• Incitez vos managers à soutenir les salariés dans la période.
• Maintenez un lien régulier avec tous les salariés pour partager les décisions et reconnaître le travail réalisé.
• Veiller à l’application du droit à la déconnexion (mails et appels pendant les heures travail, respect des temps de pause et de repos…).

Ces différentes mesures sont à mettre en œuvre en associant les salariés et leurs représentants et en veillant à un dialogue social de qualité.

7 mesures clés pour bien s’organiser en équipe en tant que managers

• Précisez, en lien avec chaque membre de l’équipe, les contours, les attendus et les moyens pour les activités télétravaillables.
• Organisez régulièrement les réunions d’équipe et des échanges réguliers avec chaque salarié.
• Favorisez la poursuite du travail en commun au sein de l’équipe et favoriser les échanges au sein des équipes.
• Recueillez régulièrement les besoins et difficultés de vos collaborateurs en portant une attention particulière à ceux qui télétravaillent pour la première fois et aux nouveaux embauchés et valoriser le travail de chacun (remerciements, feed-back, évolution des missions confiées…).
• Sollicitez les personnes-ressources en interne (prévention, RH, informatique, etc.) ou en externe pour trouver les solutions aux problèmes collectifs ou individuels.
• Exprimer vos propres besoins dans la période auprès de votre direction et échangez régulièrement avec les autres managers.
• Assurez-vous de la maîtrise des outils numériques au sein de votre équipe et apportez le soutien nécessaire en cas de besoin (formations, temps de partage de pratiques en interne, appui de la personne en charge de l’informatique…).

Les 7 mesures clés pour bien vivre votre télétravail en tant que salariés

Organisez votre travail dans le cadre défini par votre employeur.

• Aménagez votre espace de travail en veillant à votre confort (position écran, chaise, lumière …).
• Prévoyez des temps de pause et maintenez une activité physique.
• Planifiez votre journée : recréez un rythme semblable à votre travail habituel, habillez-vous comme si vous alliez au bureau, etc. ).
• Signalez toute difficulté professionnelle ou personnelle et parlez-en avec votre responsable.
• Participez activement aux réunions d’équipe et n’hésitez pas à échanger régulièrement avec vos collègues.
• Vérifiez que vous maîtrisez tous les outils informatiques nécessaires et n’hésitez pas à demander, le cas échéant, un appui.

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Ressources juridiques

Le droit du travail encadre la pratique du télétravail. Les salariés conservent les mêmes droits notamment en termes de conditions de travail (titres-restaurants, frais de transport etc). Vous trouverez ci-dessous toutes les ressources juridiques au sujet du travail à distance.

Pour vous aider :

• Un questions-réponses adapté au télétravail en période de crise abordant la mise en place du télétravail ainsi que les conditions de travail en télétravail

• Un article sur la mise en œuvre du télétravail hors période de Covid-19 pouvant compléter les informations délivrées par le questions-réponses précédent
• Le site internet de l’Urssaf afin de connaître le détail de la prise en charge des frais professionnels générés par le télétravail.

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Ressources organisationnelles

La mise en place du télétravail bouscule le mode d’organisation choisi par l’entreprise. Les habitudes et le fonctionnement de l’activité sont modifiés. L’employeur fixe les règles applicables dans le cadre du dialogue social de proximité, en veillant au maintien des liens au sein du collectif de travail et à la prévention des risques liés à l’isolement des salariés en télétravail. Des ressources pour vous aider à définir une nouvelle organisation.

Pour vous aider, le site internet de l’Agence nationale pour l’amélioration des conditions de travail (Anact) met à votre disposition :

• Une grille pour repérer les activités “télétravaillables” (et non les métiers pouvant être réalisés à distance)
• Un kit du télétravail avec des outils et repère pour :
  1/ mettre en place le télétravail pour la première fois en période normale,
  2/ l’organiser en période de crise,
  3/ améliorer les pratiques dans la durée
• Un carnet de bord du télétravail : outil simple - à utiliser individuellement ou collectivement pour faire le point sur ce qui fonctionne ou ce qu’il faut améliorer en télétravail
• Un guide pour combiner activité à distance et qualité de vie au travail
• Une série d’articles sur le management en période de télétravail :

• Les 5 dimension pour organiser le télétravail que sont le lieu, les temps, les outils, le management et les collectifs de travail
• Les dimensions d’action pour soutenir le management à distance, un focus sur les objectifs, l’organisation des feed-backs, le soutien des coopérations
• Une régulation de la charge de travail à distance ; les problèmes de surcharge mais aussi de sous-charge de travail ont fait partie des difficultés rencontrées par les équipes lors de la première phase de confinement
• Des webinaires disponibles en replay sur la chaîne Webikeo de l’Anact, notamment « Télétravail en période de confinement : comment bien l’organiser ? »

• Le dispositif Objectif reprise : accompagne gratuitement les TPE-PME dans l’adaptation de leur organisation et dans l’amélioration du télétravail : https://www.anact.fr/objectifreprise

Télétravail et handicap

Consultez la fiche “ Comment j’accompagne mes salariés en situation de handicap à leur poste ou à leur reprise de poste en télétravail ?” sur le site du ministère du Travail, de l’Emploi et de l’Insertion.

L’Agefiph propose conseils et aide financière pour faciliter l’emploi des personnes handicapées.
Plus d’informations sur le site internet de l’Agefiph.

Retrouvez toutes les ressources pour vous accompagner sur le site du ministère du travail, de l’emploi et de l’insertion.