Transmission dématérialisée des actes réglementaires et budgétaires

Qu’est-ce qu’@CTES ?

@CTES (Aide au Contrôle de légaliTé dématErialiSé), désigne à la fois le système de transmission dématérialisée et sécurisée des actes soumis au contrôle de légalité ET au contrôle budgétaire, mais aussi l’application informatique elle-même. Sa composition est ainsi double :

• d'une part, il comporte un « réseau de collecte » accessible par internet via des services en ligne proposés par des opérateurs de transmission homologués par le ministère de l’intérieur, qui permet aux collectivités de transmettre par voie électronique sécurisée au représentant de l’Etat (préfecture ou sous-préfecture), les actes soumis au contrôle de légalité et au contrôle budgétaire.
• d’autre part, @CTES désigne l’applicatif informatique permettant aux agents des préfectures, des sous-préfectures et des services déconcentrés de l’Etat d’accomplir le contrôle des actes transmis par voie électronique.

Le déploiement de l’application @CTES a été initié en 2004.

Objectifs d’@CTES

• @CTES répond à la volonté de modernisation de l’État.
• Il participe à la protection de l’environnement, en diminuant l’impact carboné des transports, de la consommation de papier et diminuant le volume des impressions.
• @CTES permet également de renforcer la sécurité et la fiabilité de la transmission
• des actes.
• Il permet un gain de temps (réception automatique des accusés de réception rendant exécutoire l’acte).
• Il offre un gain économique (baisse des coûts de consommables d’impression, d’affranchissement, de transport).
• Il constitue un outil de réaffirmation du rôle de conseil du représentant de l’État auprès des collectivités.

Qui est concerné ?

• les collectivités territoriales : communes, le département, la région.
• les établissements publics locaux (EPL) : les centres communaux ou intercommunaux d’action sociale (CCAS et CIAS), les Offices Publics de l’Habitat, les syndicats mixtes.
• les établissements publics de coopération intercommunale (EPCI) : syndicats de communes, communautés de communes, communautés d’agglomération.

Avantages d’@CTES :

• Réduction des coûts d’impressions, d’achat de consommables informatiques et de papier. La dématérialisation permet ainsi à l'administration d'être éco-responsable.
• Suppression du délai d’envoi par voie postale ou du transport des documents.
• Réception automatique d’un accusé de réception électronique envoyé après l’envoi sécurisé, ce qui permet la traçabilité et garantit le caractère exécutoire immédiat des actes.
• Echanges sécurisés et rapides entre les collectivités et le représentant de l’État.
• Envoi possible à toute heure et donc adaptabilités aux fonctions quotidiennes de l’utilisateur.
• Relation de suivi technique avec l’opérateur de télétransmission qui aura été choisi dans le cadre de la convention et qui sera à même de former l’utilisateur et de l’accompagner dans l’utilisation pratique de l’outil qu’il fournira.
• Echanges avec le représentant de l’État sur le traitement des actes soumis au contrôle de légalité, réglementaire et budgétaire.
• Archivage informatisé des actes.

Aide financière

Sous réserve de conditions, la collectivité peut solliciter une aide financière lors d’une première informatisation au sein de la collectivité.

Cette prise en compte est possible dans le cadre d’une demande de subvention au titre de la dotation d’équipement des territoires ruraux (DETR) sollicitée par les communes, EPCI et syndicats énumérés à l’article L 2334-33 du CGCT et éligibles à cette dotation.

En savoir plus : www.collectivites-locales.gouv.fr/finances-locales/dotation-dequipement-des-territoires-ruraux-detr

Comment se raccorder à @CTES ?

• Prendre une délibération ( télécharger l'exemple délibération @ctes) par l’assemblée délibérante de la collectivité afin d’autoriser l’exécutif à signer un contrat avec un opérateur de transmission et une convention avec le représentant de l’État (préfecture ou sous-préfecture d’arrondissement), puis la transmettre au représentant de l’État.
• Choisir un prestataire parmi la liste des opérateurs de transmission homologués par le ministère de l’intérieur (insérer lien pdf liste opérateurs) et signer le contrat avec cet opérateur, puis l’envoyer au représentant de l’État.
• Signature de la convention ( télécharger le modèle de convention) entre la collectivité et le représentant de l’État.
• Création du compte émetteur dans @CTES.
• La télétransmission peut alors s'effectuer, selon le respect de la nomenclature des actes établie par le ministère de l'intérieur.

A NOTER : de nombreux tiers de télétransmission permettent une phase de test, hors connexion, afin de s’habituer à la manipulation de l’outil avant la réelle télétransmission des actes.

IMPORTANT : suite au raccordement à @CTES après signature de la convention, la collectivité s’engage à transmettre sous forme électronique les actes relevant de la transmission au contrôle de légalité (actes réglementaires et actes relevant du contrôle budgétaire) à l’exclusion de tout autre moyen (messagerie, envoi postal, dépôt).

 > Plus d'informations : @CTES - Dématérialisation de la transmission des actes

Qui contacter ?

• Le référent @CTES de votre préfecture ou sous-préfecture pour :
  • l’organisation générale du projet ;
  • la procédure opérationnelle de la dématérialisation ;
  • la convention @CTES entre la collectivité et la préfecture.

• L’opérateur de transmission pour :
  • l’installation technique de son produit et la formation à son utilisation ;
  • les anomalies lors de la transmission électronique des actes à la préfecture.

La transmission dématérialisée des actes budgétaires

Le projet "Ab – Dématérialisation des Actes Budgétaires" initié par la direction générale des collectivités locales (DGCL) avait à l’origine pour objectif de faciliter l’élaboration, la transmission et le contrôle budgétaire de ces documents en utilisant un support informatique en remplacement du support papier, permettant pour l’ensemble des acteurs des économies de papier, d’espace de stockage et de temps.

La télétransmission des documents budgétaires est aujourd’hui opérationnelle par l’intermédiaire de l’application @CTES.

La signature d’une convention d’adhésion à @ctes, auprès du représentant de l’Etat, permet automatiquement la transmission dématérialisée des actes budgétaires.

Quelle solution pour cette dématérialisation des documents budgétaires ?

Plusieurs applications informatiques - une application pour chaque acteur du processus - permettent de répondre au besoin de dématérialisation des documents budgétaires au format XML.

La DGCL s’est dotée d’un outil de dématérialisation des maquettes (ODM) permettant de faciliter la création et la mise à jour des maquettes budgétaires qui se répercute automatiquement et instantanément dans les autres outils.

Ainsi, l’application TotEM(Totalisation et Enrichissement des Maquettes) mise à disposition gratuitement par la DGCL permet aux collectivités, en lien avec leurs prestataires, d’enrichir leurs documents budgétaires et visualiser les documents complets.

Téléchargement de TotEm disponible sur : www.odm-budgetaire.org

Les préfectures utilisent l’application @CTES budgétaires, intégrée dans l’application @CTES, pour recevoir et contrôler les documents budgétaires en provenance des collectivités.

Une mise à jour automatique de cet outil permet à tous les acteurs du processus d’avoir une restitution identique et conforme aux maquettes réglementaires.

Qui contacter ?

• Le référent @CTES budgétaires du bureau des finances locales à la Direction de la Citoyenneté et de la Légalité (DCL) de la préfecture de la Moselle :

• L’opérateur de transmission pour :
  • les questions d’ordre technique liées à son produit ;
  • les anomalies techniques lors de la transmission électronique des actes à la préfecture.

• Le support de la DGCL pour les problèmes ou questions techniques liés à TotEM : dgcl-totem-colloc@interieur.gouv.fr

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Liens utiles :

• Lien permettant découvrir actes budgétaires : https://www.collectivites-locales.gouv.fr/finances-locales/actes-budgetaires

comporte des informations complémentaires sur @ctes budgétaires et TotEM.

• Téléchargement de Totem  : http://www.odm-budgetaire.org

Il renvoie également vers le site des collectivités locales, vers le formulaire de support technique etc.